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Calculadora de Costo de un Empleado 2026

Actualizado el · Valores oficiales vigentes, con la fuente citada en cada uno.

Cuánto te cuesta al mes un trabajador, además del salario: prestaciones sociales, seguridad social del empleador y aportes parafiscales, con la exoneración del Estatuto Tributario cuando aplica.

🧮 Calcula el costo

🎯 Prueba con un ejemplo:

El del contrato, de tiempo completo, sin el auxilio de transporte.
Por ley lo recibe quien gana hasta dos salarios mínimos ($ 249.095 al mes en 2026).
Define si pagas salud, SENA e ICBF por quien gana menos de diez salarios mínimos (Estatuto Tributario, art. 114-1).
Una persona natural con un solo trabajador no tiene la exoneración.
Está en el certificado de afiliación a la ARL.
Si la ARL te ajustó la tarifa dentro de la clase.

📖 Qué paga el empleador

Costo = salario + auxilio de transporte + prestaciones + seguridad social + parafiscales

1

Suma lo que recibe el trabajador

Salario, auxilio de transporte si gana hasta 2 salarios mínimos, y la doceava parte de las cesantías, sus intereses y la prima.

2

Calcula la seguridad social

Salud (8,5%), pensión y ARL sobre el IBC, que no incluye el auxilio de transporte.

3

Calcula los parafiscales

Caja de compensación (4%), SENA (2%) e ICBF (3%) sobre la nómina.

4

Revisa la exoneración

Si el trabajador gana menos de 10 salarios mínimos y el empleador es una sociedad declarante o una persona natural con dos o más trabajadores, no se pagan salud, SENA ni ICBF.

🏦

Prestaciones

Cesantías, intereses y prima: sobre el salario más el auxilio de transporte

🩺

Salud

8,5% del IBC, salvo exoneración

🧓

Pensión

Tres cuartas partes de la cotización

🦺

ARL

Según la clase de riesgo

🧾 Las dos bases

Los aportes no salen todos de la misma cifra:

  • Salud, pensión y ARL se calculan sobre el IBC: el salario, nunca menos de un salario mínimo ni más de 25 (Ley 100, art. 18).
  • Caja de compensación, SENA e ICBF se calculan sobre la nómina: el salario, sin tope (Ley 21 de 1982, art. 17).
  • El auxilio de transporte no entra en ninguna de las dos: no es salario. Sí entra en la base de las cesantías y de la prima.
  • El salario integral aporta sobre el 70% en las dos bases.

🎁 Parafiscales y la exoneración

  • Caja de compensación: 4%. Siempre.
  • SENA: 2%.
  • ICBF: 3%.

Por los trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos, las sociedades declarantes de renta y las personas naturales con dos o más trabajadores no pagan SENA, ICBF ni la salud del empleador (Estatuto Tributario, art. 114-1). Con diez salarios mínimos exactos ya se paga todo.

🏖️ ¿Y las vacaciones?

La calculadora no las suma al costo mensual. Los quince días hábiles de descanso se pagan con el salario de esos días, que ya está en los doce meses del año. Te muestra aparte cuánto provisionar si tienes que pagar un reemplazo o si las compensas en dinero.

🚫 Lo que esta calculadora no hace

  • No incluye horas extra, recargos ni comisiones.
  • No incluye la dotación (CST art. 230) ni beneficios extralegales.
  • No aplica la aproximación de la planilla PILA, que puede mover cada aporte unos pesos.
  • No calcula medio tiempo ni contratos por días.

⚖️ Base legal

Con la última reforma de cada norma.

  • Ley 100 de 1993, arts. 18, 20 y 204 — IBC, pensión y salud; el art. 204 en la redacción de la Ley 1122 de 2007 (texto oficial)
  • Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.3.5 — tarifas de la ARL, del Decreto 1772 de 1994, art. 13 (texto oficial)
  • Ley 21 de 1982, arts. 12 y 17 — caja de compensación y SENA (texto oficial)
  • Ley 89 de 1988, art. 1 — ICBF (texto oficial)
  • Estatuto Tributario, art. 114-1 — la exoneración, añadido por la Ley 1819 de 2016; parágrafo 2 modificado por la Ley 2010 de 2019 (texto oficial)
  • CST art. 132 — salario integral, con la base del 70% de la Ley 789 de 2002, art. 49 (texto oficial)
  • CST arts. 249 y 306; Ley 52 de 1975 — cesantías, prima e intereses

❓ Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un trabajador de salario mínimo en 2026?

En una empresa exonerada y con riesgo de clase I, unos $ 2.642.619 al mes: el salario de $ 1.750.905, el auxilio de transporte de $ 249.095, las prestaciones provisionadas, la pensión, la ARL y la caja de compensación.

¿Quién está exonerado de pagar SENA, ICBF y salud?

Las sociedades declarantes de renta y las personas naturales con dos o más trabajadores, por cada trabajador que gana menos de 10 salarios mínimos (Estatuto Tributario, art. 114-1). La caja de compensación y la pensión se pagan siempre.

¿El auxilio de transporte paga aportes?

No paga salud, pensión, ARL ni parafiscales, porque no es salario. Sí entra en la base de las cesantías, sus intereses y la prima.

¿Por qué no se suman las vacaciones?

Porque los días de vacaciones se pagan con el salario de esos días, que ya está en los doce meses. Solo son un costo adicional si pagas un reemplazo o si las compensas en dinero al terminar el contrato.

¿Cuánto paga el empleador con salario integral?

No paga cesantías, intereses ni prima: ya están en el salario. Los aportes se calculan sobre el 70% del salario, y no hay exoneración, porque el salario integral siempre supera los 10 salarios mínimos.

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